Conservazione fatture elettroniche Pubblica Amministrazione: cosa dice la legge

Conservazione fatture elettroniche

Il tema delle fatture elettroniche è molto ampio e riguarda diversi aspetti. Uno di questi è la conservazione delle fatture elettroniche per la Pubblica Amministrazione. La conservazione digitale è un insieme di procedure volte a custodire nel tempo i documenti informatici, garantendone l’autenticità mantenendoli integri, leggibili e facilmente reperibili. È un processo che conferisce pieno valore legale a tali documenti, a tal fine disciplinato in tutte le sue fasi da specifiche norme che ne fissano caratteristiche e metodologie.

I decreti in merito hanno stabilito che per essere validi a fini tributari i documenti informatici devono rispettare alcuni requisiti: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. È il CAD (Codice Amministrazione Digitale), invece, a sottolineare come gli obblighi di conservazione dei documenti in formato elettronico siano soddisfatti solo se le procedure utilizzate sono in grado di assicurare la conformità ai documenti originari.

La conservazione delle fatture elettroniche

La conservazione fatture elettroniche PA deve essere presa in carico, accettata dal SdI, Sistema di Interscambio e poi smistata alla specifica Amministrazione. Una volta processata va archiviata e conservata secondo i termini di legge.

Un aspetto fondamentale e spesso trascurato nei processi gestionali del ciclo passivo della fatturazione elettronica, riguarda la procedura di conservazione che deve assicurare la perfetta consecutività delle registrazioni contabili rispetto ai documenti conservati. Per ottenere tale risultato è necessario recuperare, dalla registrazione contabile, il numero di protocollo IVA e riportarlo nei metadati di archiviazione. Solo comportandosi in questo modo è possibile verificare e monitorare costantemente l’eventuale salto di consecutività.

Infatti, se il contribuente riceve n fatture passive, si può verificare il caso di inserirne n nel sistema di conservazione, ma (per qualsiasi motivo) le registrazioni effettuate in contabilità sono n-1.  In questa ipotesi appare chiaro che non è tenuta a norma:

1) la contabilità perché non si ha la corretta registrazione dei documenti ricevuti,

2) la conservazione in quanto essa non ha rispettato gli obblighi di monitoraggio della relativa consecutività dei documenti registrati.

Nel caso in cui la fattura elettronica tra privati non sia ricevuta dal cessionario/committente quest’ultimo dovrà attivarsi direttamente mediante l’emissione di un’autofattura da inviare tramite il Sistema di Interscambio, tipo documento TD20. In questo modo il cessionario/committente evita di incorrere nelle sanzioni previste dall’articolo 6, comma 8, del decreto legislativo 417/97 che prevedono una sanzione pari al 100% dell’imposta con un minimo di 250 euro.

L’applicazione alle fatture elettroniche dell’esonero rispetto all’obbligo di conservazione avrebbe comportato più problemi che altro, infatti sui soggetti che possono fruire del programma di assistenza non avrebbe comunque gravato l’onere di effettuare conservazione a norma. Si sarebbe invece tolta un’incombenza ai soggetti più grossi, che avrebbero potuto usare la PA come “service provider” scaricando le responsabilità e i rischi connessi con la fornitura del servizio e introducendo così sulla PA tutti gli oneri legati ad esempio ai rischi connessi con questa attività.

Successivamente la Legge bilancio per il 2018 ha modificato, riscrivendoli, i seguenti articoli del Decreto Legislativo 5 agosto 2015, n. 127. Un tema che bisogna studiare in maniera approfondita per evitare problemi.