Software fatturazione: quali caratteristiche controllare per scegliere il migliore

Il mondo del lavoro ha subito un repentino e radicale cambiamento dettato dalle nuove tecnologie. In questo modo le nostre aziende hanno dovuto far fronte a prodotti come il software fatturazione completo, diventato praticamente fondamentale per qualsiasi realtà imprenditoriale. Nati come strumenti ad uso esclusivo di poche grandi realtà, oggi i software gestionali di fatturazione e gestione finanziaria sono ritenuti degli strumenti vitali per ogni impresa, anche la più piccola. Il mercato dei software di fatturazione e dei gestionali oggi offre innumerevoli soluzioni, ma la scelta della giusta soluzione può diventare molto difficile se non si hanno le idee chiare sulle caratteristiche essenziali necessarie alla gestione della propria attività o impresa.

La scelta importante del software

È importante, dunque, scegliere il software fatturazione adatto alle proprie esigenze. Quali caratteristiche deve avere? Innanzitutto deve essere semplice nell’utilizzo. In Italia si contano circa 4 milioni e 350 mila imprese che rientrano nella definizione di PMI (Piccole Medie Imprese). Il 99,4% di queste sono microimprese (94,8%) e piccole imprese (4,6%).

Quindi, nella maggioranza dei casi, il software di fatturazione o il gestionale verrà usato dall’imprenditore stesso o al massimo da un collaboratore e non da un contabile professionista.

L’interfaccia deve essere intuitiva e realizzata su misura per qualsiasi realtà imprenditoriale. Oltre alla semplicità il software di fatturazione deve avere come primario obiettivo quello di abbattere il tempo speso in attività improduttive velocizzando e semplificando i processi.

Diminuire drasticamente la possibilità di commettere errori è senz’altro un buon punto di partenza. Campi facilmente richiamabili da listini e anagrafiche, scadenze di pagamento automatiche, l’auto-numerazione dei documenti (preventivi, fatture, DDT, ecc.) e la trasformazione automatica di documenti sono essenziali per qualsiasi strumento gestionale. L’affidabilità, poi, è al centro di qualsiasi richiesta. Avere a che fare con un prodotto semplice ed affidabile è il primo passo per avere successo nel mondo del lavoro. Una realtà solida è garanzia di un prodotto sviluppato e supportato per lungo tempo, aggiornamenti puntuali e veloci, oltre ad un know-how tecnico e funzionale che solo il tempo e l’esperienza riescono a garantire. Trovarsi con il fornitore del gestionale che chiude i battenti l’anno dopo l’acquisto, o con un team non in grado di garantire rapidamente gli ultimi aggiornamenti fiscali può trasformare un investimento in un costo.

Il software di fatturazione deve avere, inoltre, il controllo finanziario semplificato. a gestione finanziaria parte dal tracciamento dei flussi di cassa e dalla tenuta continua della prima nota, elementi essenziali per ogni gestionale che si rispetti. Inoltre, la tenuta della prima nota cassa è ancor più fondamentale per i professionisti che rispondono proprio al principio di cassa per la dichiarazione dei redditi.

I pagamenti in contanti sono in progressiva contrazione a favore di pagamenti con minori rischi e costi di gestione. Questo porta le imprese a gestire sempre di più i movimenti di denaro tramite i propri conti bancari. Gli istituti bancari accettano richieste di pagamento Riba, SDD e ordini di bonifico tramite l’home-banking, ma non tutti sanno che consentono anche un collegamento con il software gestionale (purché il gestionale sia predisposto).